A informatização da prefeitura, se conduzida com cuidado, permite economia de recursos, decisões acertadas e melhoria na qualidade dos serviços públicosAutor: José Carlos Vaz
Consultora: Maria José F. F. Margarido

A informática, nos últimos anos, tem se difundido por toda a sociedade. Mas o setor público, de modo geral, ainda a utiliza de forma menos intensiva do que o desejável e possível.

A informatização da prefeitura, se conduzida com cuidado, permite economia de recursos, decisões acertadas e melhoria na qualidade dos serviços públicosAutor: José Carlos Vaz
Consultora: Maria José F. F. Margarido

A informática, nos últimos anos, tem se difundido por toda a sociedade. Mas o setor público, de modo geral, ainda a utiliza de forma menos intensiva do que o desejável e possível.

As justificativas mais comuns apontadas para esta situação, são os poucos recursos disponíveis para investimento e a lentidão nos processos de aquisição.

Estes argumentos são apenas parcialmente válidos. A redução dos preços dos computadores, verificado nos últimos anos, tornou-os acessíveis (ainda que em escalas diferentes) para praticamente todos os municípios brasileiros. As dificuldades nos procedimentos de aquisição também não se justificam. É possível planejar as aquisições da prefeitura, adequando-as às exigências da legislação de licitação. Da mesma forma, é perfeitamente viável (e há técnicas para isto) planejar as atividades de informática da prefeitura.

A falta de equipamento também não é justificativa para o uso insuficiente da informática como instrumento auxiliar da administração municipal. Muitas prefeituras possuem os equipamentos mas não conseguem explorar toda a sua capacidade por falta de investimentos ou por falta de recursos humanos capacitados. Mais grave é quando a causa é o desconhecimento ou o desinteresse dos dirigentes municipais.

O QUE É INFORMÁTICA?
Informática significa informação automática. É, portanto, uma forma de substituir o tratamento manual da informação pelo seu processamento por uma máquina (o computador).

Para se utilizar a informática, são necessários três tipos de recursos principais: os equipamentos (hardware), os programas (softwares) e recursos humanos capacitados para sua utilização.

Os equipamentos têm capacidades e características variadas e adequadas a diversas necessidades. Os programas são um conjunto de regras lógicas e matemáticas que permitem aos mecanismos da máquina traduzir e compreender o que queremos fazer. Com o desenvolvimento dos computadores, atualmente até os não especialistas podem utilizá-lo com facilidade, exigindo cada vez menos conhecimentos técnicos em informática. Esta relação sem grandes dificuldades entre homem e máquina é o que se chama de interfaces amigáveis.

Os programas permitem que o processamento de um sistema administrativo seja realizado pelo computador, com economia de recursos e ganhos na qualidade de informação. Sistemas são um conjunto de operações que nos permitem resolver determinado problema ou nos possibilita um diagnóstico do que queremos estudar.

A visão mais difundida é de que o computador serve para facilitar a execução de tarefas como cálculos, processamento de textos, emissão de documentos e controle de cadastros. Dentro dessa visão, o computador é um poupador de trabalho.

No entanto, a mais rica utilidade do computador está na produção e tratamento de informações. O computador permite que se mecanize seu processamento, tornando-o mais rápido, barato, completo e confiável. Ou seja, permite um aumento na qualidade das informações à disposição da administração municipal.

A INFORMÁTICA NA PREFEITURA
O momento político que vive o país, com o aumento de atribuições dos governos municipais, exigindo-se eficiência e transparência das ações dos agentes políticos, impõe novas necessidades às prefeituras. Os governos precisam dar conta de um número expressivo de atividades (o que requer uma gestão eficiente dos recursos disponíveis) e contar com informações rápidas e precisas para a tomada de decisões e para prestar contas de suas ações junto à sociedade. Esta situação reforça a necessidade de utilizar a tecnologia disponível através da informática da forma mais racional possível.

NÃO BASTA COMPRAR COMPUTADOR
Para que a administração municipal aproveite plenamente os benefícios oferecidos pela tecnologia da informação é necessária, primeiramente, uma decisão política indicando o quanto de dinheiro e esforços se pretende investir em informática. É preciso, também, escolher equipamentos e programas adequados às necessidades, aceitar que haverá mudanças na estrutura de funcionamento da prefeitura e estar disposto a investir em formação de recursos humanos.

Não se pode tratar da informatização da prefeitura apenas do ponto de vista da aquisição de equipamentos e programas. A complexidade de tópicos envolvidos exige um rigoroso trabalho de planejamento da sua estratégia de informática, inclusive para evitar que o processo traga algum transtorno grave. Sua elaboração deve levar em conta a necessidade de racionalização das atividades e considerar também as necessidades de capacitação de pessoal, integrando-as a um programa de formação de recursos humanos.

O trabalho de planejamento exige um diagnóstico inicial dos sistemas administrativos, dos equipamentos existentes, da estrutura organizacional da prefeitura e da capacitação dos recursos humanos. Com base neste diagnóstico, serão estabelecidas diretrizes para a aplicação da informática na prefeitura. Essas diretrizes, por sua vez, servirão para orientar a aquisição de equipamentos e programas e para o estabelecimento de prioridades para informatização das atividades.

Na definição de equipamentos e programas, é importante considerar as possibilidades de expansão da capacidade, atualização de versões e de integração entre os vários setores da prefeitura para troca de informações. Também é recomendável considerar a possibilidade de interligar os sistemas da prefeitura com os de outros órgãos.

A maior parte dos Municípios inicia ou concentra seus esforços de informatização em sistemas administrativos ligados à captação ou controle de recursos. Este é um caminho recomendável, pois há tecnologia disponível, porque envolve setores vitais e, além disso, não exige investimentos muito vultosos. De modo geral, as prioridades devem ser definidas analisando custos envolvidos, necessidade de aperfeiçoar controles internos, importância estratégica do sistema e impacto no atendimento aos cidadãos.

Para poder operar os sistemas informatizados e utilizar programas como editores de texto e planilhas de cálculo, muitos municípios capacitam seus funcionários utilizando-se serviços de profissionais da própria Prefeitura. Outros, contratam empresas privadas. A escolha entre essas alternativas deve levar em conta critérios como custos envolvidos e a capacidade dos profissionais de informática da prefeitura em organizar e realizar um programa de treinamento.

No que se refere aos programas utilizados, os municípios têm contratado empresas privadas para desenvolvê-los em praticamente mesma proporção que utilizam técnicos da própria Prefeitura. Existem vários programas já disponíveis, que normalmente têm um custo de aquisição menor que a elaboração de um programa específico para a prefeitura. Entretanto, deve-se tomar cuidado especial para não adquirir produtos que não atendem com precisão às necessidades.

RECURSOS
Devido à diversidade de equipamentos e programas disponíveis no mercado e às diferentes necessidades e objetivos de informatização das prefeituras, os recursos necessários variam de caso para caso.

É possível adquirir uma configuração composta por micro-computador e impressora, por valores próximos a R$ 2.000. Programas como editores de texto e planilhas de cálculo, de uso mais comum, podem ser adquiridos por valores inferiores a R$ 1.000 cada. Para o desenvolvimento de programas específicos por encomenda, pode se contratar serviços por taxas horárias entre R$ 30 e R$ 80. Em alguns casos, estes programas podem ser elaborados por profissionais da própria prefeitura, mas é preciso avaliar se o custo final não será superior ao da contratação. De modo geral, é aconselhável, para sistemas de maior porte, contratar terceiros para desenvolvê-los (pelo menos em parte).

RESULTADOS
a) Eficácia das ações
O principal ganho proporcionado pela informatização está no fato de que as administrações municipais podem tomar decisões no momento em que é necessário tomá-las. Isto é possível porque as informações podem ser tratadas e apresentadas de várias formas muito rapidamente. Como há informações de boa qualidade disponíveis, é possível decidir a forma mais eficiente de aplicar os recursos e resolver problemas.

b) Eficiência no uso de recursos
Desperdícios de tempo, emprego excessivo de servidores em tarefas administrativas, gastos com processamentos manuais, prejuízos causados por procedimentos e controles falhos tendem a ser minimizados. Com a redução de custos e prazos de execução, a qualidade dos serviços públicos pode ser ampliada, e com isto os grandes beneficiados são os cidadãos.

c) Transparência das ações
A partir da informatização, é possível conferir maior transparência às ações da prefeitura. O legislativo municipal e os cidadãos podem acompanhar com maior facilidade o andamento de processos administrativos e a execução orçamentária. Um governo comprometido com o avanço da democracia deve considerar este impacto na condução de ações de informatização da prefeitura, utilizando o processo para fortalecer os mecanismos que conferem transparência à gestão municipal.

d) Valorização do funcionalismo
A adoção de soluções informatizadas permite que se valorize os trabalhadores da prefeitura, liberando-os de tarefas desgastantes e repetitivas e oferecendo-lhes melhores condições de trabalho e tarefas mais agradáveis. É evidente que a informatização elimina alguns postos de trabalho em tarefas operacionais. Em contrapartida, libera dinheiro e pessoal para atuar diretamente na prestação de serviços aos cidadãos. A manutenção de sistemas arcaicos, no entanto, representa um ônus perverso para a sociedade.

* Publicado originalmente como DICAS nº 28 em 1994