No dia 14 de agosto de 2025, a equipe técnica do Centro de Documentação e Memória Política Sérgio Buarque de Holanda, da Fundação Perseu Abramo, realizou o recolhimento da documentação produzida e acumulada pela Secretaria Nacional de Meio Ambiente e Desenvolvimento (SMAD) do Partido dos Trabalhadores, ao longo de sua trajetória. Essa documentação foi recolhida junto ao Diretório Nacional do partido, que auxiliou no trâmite da coleta documental, que estava armazenada em Storage físico.
Ao todo, foram recolhidas 33 caixas-arquivos junto ao DN-PT, somadas às 5 caixas-arquivos já existentes no acervo do CSBH enquanto massa documental acumulada. As datas-limite desta documentação coincide com a atuação de ecologistas do PT, quando ainda era um núcleo durante a década de 1980, passando pela criação da Secretaria em nível nacional, em 1993, e vai até 2008, com documentos referentes ao VIII Encontro Nacional da SMAD. Abaixo, descrevemos todas as etapas realizadas durante o processamento técnico da documentação desta Secretaria.
- Etapa 01: Recolhimento e incorporação ao acervo produzido e acumulado da SMAD-PT.
- Etapa 02: Diagnóstico geral. Esta etapa envolveu a elaboração de um diagnóstico acerca da documentação recolhida, de modo a identificar o volume do acervo, quais os gêneros e suportes documentais existentes no conjunto, o estado de conservação dos documentos e registros fotográficos para servirem de ilustração no relatório final do diagnóstico.
- Etapa 03: Organização do acervo. Com base no plano de classificação já existente para o sub-fundo Partido dos Trabalhadores – Diretório Nacional, mais especificamente sobre a seção Ação Política Setorial Meio Ambiente e Desenvolvimento, a equipe técnica realizou a etapa de organização da documentação oriunda da SMAD, identificando e encaixando por níveis de classificação cada conjunto de documentos, conforme o plano, de modo a refletir as funções e atividades da Secretaria. É nesta etapa que são distribuídos os documentos de acordo com a sua funcionalidade dentro da organização partidária. Importante destacar que o plano de classificação do sub-fundo PTDN é em grande medida funcional e multinível (fundo, subfundo, seção, subseção, grupo, subgrupo e dossiê ou série).
- Etapa 04: Ordenação do acervo. Uma vez organizado e distribuído conforme o plano de classificação, a equipe avançou para a próxima etapa que é justamente a de ordenar os documentos, de modo a refletir a ordem da produção documental (no caso, foi aplicado a ordenação cronológica).
- Etapa 05: Higienização e notação do item documental. Esta etapa envolveu a higienização, no caso a desmetalização, substituindo por clipes de plástico e inoxidável, extração de sujidade (pó) dos documentos, e a notação de cada item documental. A notação é um sistema de símbolos (normalmente letras, números ou uma combinação de ambos) atribuído às unidades de um esquema de classificação e aos itens documentais dentro de um fundo ou coleção. Nesse sentido a notação nada mais é do que um código próprio que o documento recebe, como se fosse um RG. A sua aplicação facilita a organização do acervo, o seu acesso e o controle sobre a sua preservação.
- Etapa 06: Armazenamento, acondicionamento e etiquetação das caixas-arquivos. Nesta etapa, a equipe realizou o acondicionamento dos documentos em caixas e pastas-arquivos de polionda, sendo armazenadas em área climatizada (controle da temperatura e umidade relativa do ar). Cada caixa e pasta-arquivo possui uma etiqueta, que diz respeito ao seu conjunto documental, a sua numeração de caixa/pasta, a data-limite e o conteúdo, de acordo com o plano de classificação (exemplo: Dossiês do I, II, III Encontro Nacional da Secretaria Nacional de Meio Ambiente e Desenvolvimento).
- Etapa 7: Difusão do acervo. Uma vez organizado, classificado, notado, preservado, a equipe se debruçou sobre a seleção e digitalização de documentos do acervo da SMAD. Esta etapa vislumbra e facilita o acesso à documentação da Secretaria por pesquisadores, militantes e simpatizantes ao PT.
Em linhas gerais, foram essas as tarefas realizadas para garantir que a documentação produzida e acumulada pela SMAD fosse devidamente tratada, preservada e agora difundida.
